Tekoäly merkitsee tilitoimistoille uuden aikakauden alkua. Solwers-yhtiö Epta Advisorsille se on kuitenkin viimeisin vaihe muutoksessa, joka alkoi jo yli vuosikymmen sitten.
Tässä, alun perin PrimeGlobal-verkostolle kirjoitetussa artikkelissa Epta Advisorsin toimitusjohtaja Arkadiusz Szwak kertoo yhtiön digitalisaatiomatkasta ja pohtii, miksi teknologian kehitys tekee ihmisen harkintakyvystä, vuorovaikutuksesta ja luottamuksesta entistäkin tärkeämpiä.
Ennen kuin minusta tuli kirjanpitäjä, halusin ergonomian asiantuntijaksi.
Toin tämän kiinnostuksen mukanani tilitoimistoon, jonka perustin tyhjästä vuonna 2009, Epta Advisorsiin (entinen Szwak i Spółka Accountants). Vuoteen 2023 mennessä yritys oli kasvanut 60 työntekijän organisaatioksi. Jatkuvat investoinnit digitalisaatioon ja prosessien kehittämiseen ovat sittemmin muuttaneet tapaamme työskennellä. Nykyään pystymme toimimaan tehokkaammin noin 30 työntekijän voimin.
Sen sijaan, että syöttäisimme lukuja käsin kirjanpitojärjestelmiin, otimme jo 12 vuotta sitten käyttöön sähköisen dokumentti- ja laskukierron, jota olemme sen jälkeen kehittäneet jatkuvasti. Kun tiedot on kerran syötetty, ne siirtyvät automaattisesti järjestelmien välillä. Nykyään käsittelemme yli 100 000 laskua kuukaudessa, ja ratkaisu on parantanut kirjanpitoprosessiemme tehokkuutta ja nopeutta yli 300 prosenttia.
Seuraava merkittävä askel otettiin vuonna 2018, kun loimme ensimmäisen verkossa toimivan business intelligence -raportointiratkaisumme. Sen avulla asiakkaamme saivat pääsyn heille olennaisiin talousraportteihin verkossa ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä.
Olemme kehittäneet myös palkanlaskentaprosessejamme ottamalla käyttöön sähköiset lomapyynnöt ja palkkalaskelmat. Näin asiakkaidemme työntekijöiden useimmin tarvitsemat tiedot ovat helposti saatavilla.
Olemme lyhentäneet aikaa laskun lähettämisestä tai vastaanottamisesta tai maksutapahtumasta siihen, että tapahtuma näkyy tulosraporteissa, tilityksissä tai budjettiseurannassa, useista kymmenistä päivistä vain muutamaan sekuntiin. Asiakkaamme ovat tyytyväisempiä, asiantuntijoillamme on enemmän aikaa keskittyä suurempaa lisäarvoa tuottavaan työhön ja yrityksemme on saanut kilpailuetua samalla, kun olemme säilyttäneet vahvan EBITDA-marginaalin.
Olemme siirtyneet vähitellen laskijoista neuvonantajiksi
Nämä ovat kolme keskeistä aluetta, mutta viimeisten 15 vuoden aikana olemme jatkuvasti kehittäneet sekä osaamistamme että teknologiaamme. Olemme ottaneet käyttöön uudistuksia, jotka digitalisoivat yhä suuremman osan työstä, jota kirjanpitäjät, palkanlaskennan asiantuntijat ja analyytikot ovat perinteisesti tehneet. Samalla olemme vähitellen siirtyneet laskijoiden roolista neuvonantajiksi.
Tekoäly mahdollistaa nyt toimialallamme yleisten, toistuvien tehtävien hoitamisen hämmästyttävän nopeasti ja samalla palveluidemme laatua parantaen. Esimerkiksi asiakirjan kääntäminen voi nykyään viedä vain sekunteja, mikä auttaa meitä kansainvälistämään palveluitamme.
Tekoälyn vaikutus: kohti neuvonantajan roolia
Suhtaudumme tekoälyyn sekä kunnioituksella että arvostuksella. Vääjäämätöntä vastaan ei kannata taistella. Parempi on oppia hyödyntämään sitä. Siksi otamme uusia työkaluja käyttöön, muokkaamme niitä tarpeisiimme ja kehitämme jatkuvasti tapojamme käyttää niitä.
Kun roolimme muuttuu yhä enemmän neuvonantajiksi, robotit, tekoäly ja muut digitaaliset työkalut ottavat hoitaakseen suuren osan aiemmin tekemästämme manuaalisesta työstä. Samalla meille vapautuu enemmän aikaa asiakassuhteiden rakentamiseen ja ylläpitämiseen.
Jos liiketoiminnassa olisi kyse vain numeroista, matemaatikot olisivat miljardöörejä. Liiketoiminta rakentuu ihmissuhteille.
Meidän tehtävämme on laskea rahat oikein, raportoida niistä luotettavasti ja pitää taloudelliset tiedot luottamuksellisina. Kirjanpito on luottamukseen perustuva ammatti, ja tuo luottamus on edelleen pohjimmiltaan ihmisten välistä.
Asiakkaamme tuskin haluavat luottaa yksinomaan tekoälyyn keskustellessaan rahoistaan, suunnitelmistaan tai tärkeistä taloudellisista päätöksistä. Tässä piilee ihmisten etu. Tekoäly ei voi lähteä asiakkaan kanssa lounaalle, pelata hänen kanssaan golfia tai kysyä, mitä hänen perheelleen kuuluu.
Niinpä samalla, kun tekoälystä tulee yhä keskeisempi osa taloushallinnon järjestelmiämme, investoimme myös inhimillisiin kykyihimme: kuuntelemiseen, vuorovaikutukseen ja ihmissuhteiden rakentamiseen. Tärkeitä ovat myös ne kiinnostuksenkohteet ja kokemukset, jotka auttavat meitä luomaan yhteyden toisiin ihmisiin, liittyivätpä ne ruokaan, urheiluun tai johonkin aivan muuhun.
Teknologia tekee meistä tehokkaampia. Ihmissuhteet tekevät meistä parempia neuvonantajia.
Epta Advisors liittyi Solwersiin vuonna 2025, ja yhtiö toimii Poznańissa Puolassa.
